規程社内文書書類作成手続|愛知県行政書士会所属、豊田市、井藤行政書士事務所

社内規程作成の意義

社内規程とは　

規程のための規程ならいらない。

社内規程とは、社内内部の行動規範や判断基準のことです。自社経営の統一ルールです。法学には「法の支配」と言う言葉がありますが、「法の支配」とは、たとえ国王といえども法の支配下にあり、誰もが、法に従わなければ統治できない。と言います。経営者も会社経営を自身の”気分”で行うのではなく、ルールに従って経営を行うことが大切です。社内の決め事である社内規程に従うことで、社員ひとりひとりが行動基準、判断基準を組織的に統一させることができます。つまり、社内規程とは、個人プレーを会社としての組織プレーへ進化させるためのものです。また、社長自身も適切な規程に従うことで、その時その時の個人的な感情だけに支配されない合理的な経営判断を行うことが可能となります。

→→→(用語集）規定と規程

経営者の意思を組織で実現する為に規程が必要

社内規程は、本質には、自社の事業目標や経営理念または、事業目標や経営理念を実現するためのビジネスモデルを実行する為の行動規範や判断基準を示したものでなければなりません。その意味では、社内規程は社長やオーナー、経営者の意思を具体化するものです。

誠実な人柄、崇高な理想を組織として、実現するために、社内規程の明確化が大切です。

なお、社内規程とは、会社の意思であり、自社に関するルールのことです。「契約が自分と相手の意思に基づく約束事」であるのに対して、「社内規定は自社の一方的な意思表示です」。一方的な意思表示であっても、それが一旦公にされれば、この内容が違法な行為でない限り、約束事として、自主ルールとして法律的にも意味を持つものになります。

コンプライアンス経営とは、信頼されるに足る活動を実際に行っているか

今までの日本の企業のビジネスモデルの基本は、「品質、価格、納期」の確保でした。しかし、これからのビジネスモデルには「安全、環境、信頼性」の確保が求められます。そのことは、「品物が良ければ良いだろう、安ければ良いだろう、早ければ良いだろう」と言う「結果を問う時代」から、「こんな考えで、こんな方法で、こんな取り組みを行って、安全性と環境への配慮を行っているので信頼できる」と言うように「過程を問う時代」への変化と言うこともできます。その為に、文書化、規程化、ルール化は、これからの会社には避けては通れない問題でもあります。

社内規程の実際

定款

社内規程の中で最強の規定が定款です。人は生まれながらにして人としての権利を持っていますが、会社は定款を登記することによって法人としての権利を得ています。社会的には、定款の内容そのものが、その会社を存在させている根拠となっている訳です。

株主総会議事録と取締役会議事録

定款の内容を変更できるのは株主総会です。定款＋定款変更の株主総会議事録＝最新の定款　を意味します。取締役会設置会社では、定款や株主総会からの委任に基づき取締役会で、より細部の決議事項を決めます。従って、取締役会議事録も社内規定の意味を持ちます。

就業規則

常時10名以上の従業員を雇用するようになった場合には、就業規則を作成し、従業員代表の意見書を付けて労働基準局に提出することが義務づけられています。就業規則が、労働基準法およびその他の法規に違反している場合はその部分は無効になります。2名以上で仕事をする場合、就業時間や休日等、就業に関するルール、決めごとが必要になって来ます。で、あれば、10名未満の会社であっても、就業に関するルールを就業規則の形式でまとめておくことをお薦めします。

旅費規程

出張や外出時の旅費精算の仕方。日当の支給方法等に関する規定です。就業規則の中に含めても良いですが、頻繁に使う規定なので、旅費の部分のみ別規定にしておくと便利でしょう。社内ルールの明確化と言った規定本来の意味に加え、会社の正当な会計処理ルールの根拠としての意味もあります。（税務調査の際、旅費精算のルール開示は必ず求められる事項と言っても良いでしょう）

給与規程

給与規程も就業規則の中に含めても良いですが、旅費規程同様、頻繁に使う規定なので、旅費の部分のみ別規定にしておくと便利でしょう。給与計算の方法や諸手当の明細等を明確化します。旅費精算同様、社内ルールの明確化と言った規定本来の意味に加え、会社の正当な会計処理ルールの根拠としての意味もあります。（税務調査の際、ルールの開示を求められる事項と言っても良いでしょう）

人事規程

ある程度の規模を超えた組織では、人事処遇や昇給、人事評価のルール化が必要となって来ます。人材採用のためにも必要となって来るでしょう（人事規程のない会社では新規人材採用も困難です）。また、福利厚生に関する規定も文書化が大切です（福利厚生に関する規定も、税務調査の際、ルールの開示を求められる事項と言っても良いでしょう）

販売規程

販売規程と言う名称の文書規程をもっている中小企業は少ないと思います。しかし、実際には、営業時間、顧客への見積条件、販売条件、請求条件、対応方法等々社内ルールの明確化と顧客への提示が必要となって来る場合は多いことでしょう。基本条項の文書化をお薦めします。

購買規程

販売規程同様、仕入れの見積の仕方、発注の仕方、仕入れ条件、支払い条件等々のルールの明確化と取引先への提示が必要となって来る場合は多いことでしょう。基本条項の文書化をお薦めします。

経理規程　伝票処理ルール

会社の現在の姿を知るため、実績を正確に把握できる経理ルール。さらに、1ヶ月後２ヶ月後の資金の動きが読める経理ルールは、会社経営には必須です。大企業でないから無理とあきらめないでください。経営基盤が弱い中小企業だからだこそ、小事が大事です。実績を正確に把握できる経理ルールを確立しましょう。

社内規程の作成時留意事項

成文法と不文法　不文法の成文法化

法律には文書からされた成文法と文書化はされていないが慣習法として確立している不文法があります。会社として事業を現に行っている限りは、仕事にやり方や判断基準に関して、文書化はされていないかも知れないが、何らかの規定かルールや習慣はあるはずです。・・・それを成文化して、社内規定としてオーソライズしたものにして行くことが大切です。（そのプロセスで、問題点を見つけ、政策的に新しい規定に盛り込み問題を解決していくことが重要です。）

間違っても、実体とかけ離れた建前だけの規程を作っては意味がありません。建前ではなく、本音で、本気で目標とすべきも基準とすべき内容を規程として文書化します。