経理、会計記帳、儲かる経理 |愛知県行政書士会所属、豊田市、井藤行政書士事務所

中小企業、ベンチャー企業にとっての経理の重要性

現実を正しく把握するための経理の必要性

アメリカでは起業する人の必需品がパソコンと会計ソフトと言われますが、会社経営において経理が重要なのは日本でも同じです。経理とは、一言で言えば、「今、どれだけ儲かっており、お金はいくらあるか、それが明日にはどうなるのか？」と言った、現実の把握作業です。

すべての企業に共通するマネジメントサイクルは、PDCA。つまり、
計画（PLAN）→行動(DO)→計画と実績の差違原因分析(CHECK)→新たな計画と行動(ACTION)です。

社長が、どんな立派な壮大な事業計画（PLAN）を描いても、実績が把握できなければ、計画と現実のギャップとその原因が分からず、対策の打ちようがありません。

確かに、みんなが儲かっているときは、細かな計算は不要だったかも知れません。
あれこれ言うより、この業界は儲かるに決まっているのだから、今のままひたすらがんばるのみ結果は後でついて来る。最後に税理士の先生に計算してもらえば良かったかもしれません。

しかし、現在は違います。多くの業界で儲かっている会社とそうでない会社があります。業界で横並びの時代ではありません。現在は、業界の中で、いかに個性を発揮するかが問われている時代かも知れません。

そんな時代だからこそ、まず、自身を、正しく知ることのために経理は大切なのです。

経理に対する誤解　税務会計と財務会計

日本には２つの経理があります。

ひとつは、税務会計と言われるもので、税法に基づき、年に一度の納税の為に決算を行い、税務申告を行うためのものです。この、税務会計に基づき、時税の申告・申請、税務書類の作成を行うのが税理士の仕事です。

もうひとつは、財務会計と言われるもので、会計原則に基づき、財務状態や経営成績などの会社の正しい状況を把握するために行うものです。財務会計が適正に行われるように監査を行うのが公認会計士の仕事です。

中小企業においては、大企業のような公認会計士の監査が義務づけられておりませんので、多くの中小企業で行われている経理は、税務会計が中心です。

※中小企業の経理担当者には税務会計しか経験したことのない人が多くいます。いかに節税するかが一番の仕事と思っている人もいます。節税の問題点・・・・経営者が「税金を少なくしたい」と言う意識を持つのは当然ではありますが、気をつけなれればならないのは、税金は、「会社の利益に対して政府に払う分配」の意味があります。従って、「節税をすることは、本質的には会社の利益を減らすこと」です。もうかり過ぎた会社が出費を増やし利益を減らし節税をすることは羨ましい限りですが、普通の会社が節税をし過ぎて儲からない体質の会社になってしまったら本末転倒です。特に期ズレの節税（税金の支払いを先延ばしにする対策）は、結局は将来払わなければならないものには変わりはないのですから、あまり神経質にならず、現在の利益体質の向上に努めるのが本筋ではないでしょうか？

税務会計も財務会計を基礎にはしていますが、税務は政府の政策に基づくものあり、会社の実績を正しく把握する為のものではありません。（当たり前のことですが、税務署は税金の払い過ぎには寛大です。）

また、税務申告は、年次決算日から2ヶ月以内１年に１度だけすれば良いものであります。その為、納税の為の税務会計は、今現在の状態を表すものではありませんので、経営判断に用いる為にはタイムリー性に欠けます。さらに、税務会計は、企業全体をひとつとして捉え税務計算をすることが目的でありますので、商品ごとや客先ごとの利益の貢献度や問題点を見つけることは目的としておりません。

中小企業だからこそ実は大切な経理

大企業には、財務会計に基づく、会計士による商法監査が義務づけられています。この理由は、大企業には外部に債権者が多く、その債権者の権利を保護する為に企業の適切な経理に基づいた決算情報を公開させるためです。つまり、大企業の経営者は、財務会計に基づき自らの経営状態を正確に把握し、必要な施策を行い、決算で経理状況を公開、説明する責任があるのです。

一方、中小企業には、商法監査は求められていません。しかし、中小企業の経営者にとって、自らが経営状態を把握する必要があるのは、大企業と変わりはありません。
もっとも、大企業の経営者と異なり、現場の第一線で活躍する中小企業の社長は、経験と勘で実感は掴んでいるかも知れません。しかし、それならば、なおのこそ、世間共通の会計基準に基づく経理数値と社長の実感との整合性をチェックすることは有益です。

以上。中小企業も大企業と同じように経理が大切だと述べましたが、本当は、そればかりか、もしろ、中小企業の方が、より正確な数字を把握することが、大切なのです。

例えば、月商１0億円の大企業にとって、仮に10万円の伝票を１枚紛失したとしても、全体的には与える影響は0.001％（=10万円÷10億円）です。しかしながら、全く同じ伝票１枚の紛失が、月商百万円の中小企業に与える影響は10％（=10万円÷100万円）にもなります。

したがって、同じ伝票１枚ですが、実は、後者の中小企業の方が、前者の大企業の1000倍も大切にしなければならないことになります。

ところが、実体は逆です。前者のような大企業の多くは、そのような伝票１枚も紛失することがないような経理システムができあがっていることでしょう。一方、後者の中小企業の中には、大切な伝票を平気で損失しているようなケースが多くあるのです。

よく見られる中小企業経営者の経理に対する態度と改善すべき点

（タイプ1）

経理と聞くと、本業ではない事務仕事の代名詞として、事務員や専門家に任せれば良いと考える経営者がいます。
このタイプの人には、経理を仕方がない経費としてだけ捉えている方もいらっしゃいますが、一方で、経理の重要性は感じながらも、自分では分からないので専門家や詳しい社員に任そうと考えておられる方もいらっしゃいます。

任せるのは良いことなのですが、実体をタイムリーに正しく把握できていますか？
もし、そうでなければ、経理のやり方全体を見直す必要があるかも知れません。伝票の回し方、チェックの仕方等を体系化、ルール化して、その運用を一気に社員に任せる。のが得策です。

（タイプ2）

逆に、経理＝大切なお金のこと。他人には任せられない。全て自分がやる。と抱え込んでいる社長もいます。「その件は社長でないと分かりません。」
このタイプの人は、結果として、社長自身が多忙であったり、忘れたりで、逆に利益の機会を多く損失しています。
事実、このタイプの社長の会社では、せっかく仕事をしても、請求忘れが発生しています。経理業務に限らず、社長の忙しさに比例して、返答忘れ、見積忘れ等や遅れが発生している場合もあります。

大切なところは自ら行いたい気持ちは理解できますが、結局、全てを一人ではできない訳ですから（全てが一人でできるほど社長が暇であったらそれはそれで別の意味で問題？）、大切な要の所は、きちんとルールとして定め、そのルールによって社員が動くような組織化を行うべきです。経理の改善をベースとして、社員が今以上に働ける仕組みを作ることが大切です。

中小企業、ベンチャー企業が経理をしっかりやる方法

会社経営と経理の関係　資本・負債→資産→費用→収益

冒頭で、「経理とは、会社経営の現実を把握する作業である」と記述しましたが、経営活動を経理で表現すれば、以下のように「元手（資本）を資産から費用に代え収益を得て、結果元手（資本）を増加させる」ことになります。

（「この流れをどのような方法で作るかの各企業の仕組み」のことをビジネスモデルと言います・・・ビジネスモデルについては、独立　開業　起業のページを参照して下さい。）

１）まず、資本金（元手）と負債（借入）を元にして、現金（資産）を用意する。　資本・負債→資産

２）現金（資産）で、必要な設備（資産）や原材料（資産）を購入する。　資産→資産

３）設備と原材料を使って（消耗して=費用化して）商品を作る　資産→費用

４）商品を販売して収益（売上）を得る　費用→収益（売上）

５）収益と費用の差が利益となり、その分、資本が増加する　利益（収益-費用）→資本の増加

※事業計画では、上記のサイクルを計画します。それに、対して、財務会計で実績を把握します。計画と実績の差違を知り、その原因を分析し、そのための対策を次の行動計画に落とし込んでいくことが経営活動そのものです。

経理の基礎と仕事の基礎は同じ

経理の仕事の基本は「残高管理」です。複式簿記の仕訳は、片方が入って来たもの、片方が出て行ったものを書きます。この仕訳をひたすら行うのが経理の仕事です。これらを合算すると、例えば、「昨日現在の残高＋今日入って来たもの-今日出て行ったもの＝今日の残高」となります。・・・・この考え方は他の仕事でも同じです。仕事上手な人は、「昨日現在の仕事の残＋今日新たに入って来た仕事-今日終了した仕事＝今日の仕事の残高」を常時把握しており、効率よく自らを管理しています。

「残高管理」と並んで、もうひとつ大事な考え方が、「個別消し込み」です。仕事上手な人は、当然、仕事の残高管理を行う際に、個別の案件ごとにどれが完了したかの「消し込み」を当然行っています。同様に、経理においても、単に残高を把握するのではなく、どの分が残っているかを把握するため、「個別消し込み」を行う必要があります。

タイムリーさが命

毎日の取引を毎日計上して行けば、いつでも、今を経理で見ることができます。理想からすれば、毎日の決算も可能なはずです。しかしながら、現実的に時差0にする為には大手コンビニのようなポスシステムを導入しなければ難しいでしょうが、例えば１日遅れとか２日遅れとか１週間遅れとかパターンを持った周期で処理をすることは可能です。この作業のパターン化も経理の改革で大切なことです。

１対１の原則

タイムリーに売上計上しても、その売上に対する原価の伝票が入っていなければ、利益は全く分かりません。「正確性を期すため」という名目で、金額が確定したものしか、伝票を入れない経理部門がありますが、そのような経理の今現在の残高試算表は全く正しいものではなくありません。分かる範囲で良いので（全く分からなくても0円よりまし）見積で伝票を入れることが、残高を意味のあるものにします。収益を入れたら対応する費用も入れると行った「１対１の原則」の積み重ねが、意味のある数字を作ります。

経理システムは情報システム　その１（経理の合理化のために）

おそらく経理ほど、コンピュータシステム導入の効果が速攻にでる業務は少ないと思います。それほど、経理システムの導入は意義があります。10万円以下で、自社のルールを明確化し、作業手順さえ覚えれば、一流の経理マンでなければできなかったようなことが、簡単にできます。但し、当たり前のことですが、入力しなかったことは集計できません。当社にとって、何を集計することが意味があるのか、何を知りたいのかを明確にして、その分類（勘定科目）に従って、経理を行うルール化が必要です。

資金繰り表　と　キャッシュフロー

会社経営にとって大切なキャッシュの動きを管理するのが、資金繰り表です。資金繰り表とは、未来のキャッシュの動きを管理する帳簿です。正確な資金繰り表を作ることは、そんなに難しいことではありません。経理の基礎である残高管理（「昨日現在の残高＋今日入って来たもの-今日出て行ったもの＝今日の残高」）ができていれば、残高に残っている伝票を入金予定日と支払予定日ごとに並び代えることで、明日からの入出金予定が分かります。さらに、実際の当座支出も記帳して行けば、翌月からの当座支出の検討も可能となりますので、資金の流れの展望が開けます。

資金繰り表は、毎日のキャッシュの動きを管理するものですが、一方、キャッシュフロー計算書は、資金繰りの結果、一定期間の資金の動きが合計してどうであるかを示したものです。企業経営にとって大切な使命であるキャッシュの増大状況を示すのがキャッシュフロー計算書です。キャッシュフロー計算書を手作業で作成する為には、かなり高度な経理の知識を必要としますが、会計ソフトの設定と（正しくキャッシュフローが作成できる）伝票発行ルールを確立すれば、自動的にキャッシュフロー計算書が作成できます。

経理システムは情報システム　その２（書類ファイリングシステムとして利用）

経理ソフトは、勘定科目や取引日付、適用（テキストデータ）をキーとした優秀なデータベースソフトでもあります。また、経理伝票は、法律でその保存が義務づけられていますが、中小企業には、保存が必要な書類は経理伝票に添付する制度を構築することをお薦めします。

中小企業にとって、大企業に比較して書類の量は少ないでしょうが、保存しなければならない書類の種類は大企業とあまり変わらないのではないのでしょうか？それらを書類の種類ごとにファイルのルールを作り、管理するのも大変です。また、必要なときに必要な書類を見つけられるようにしておくことも容易ではないのではないでしょうか？

そんなとき、経理伝票のファイル方法を工夫することで、大変便利になります。ある取引があった場合、それに係わる書類を経理伝票に添付してしまい、経理伝票としてファイルしてしまうのです。（あまりに添付書類が分厚すぎる場合は、添付書類専用ファイルを設け、添付番号を伝票に記述し互いにひも付けできるようにしておく方法も可能です。）こうすることによって、まず、保管は経理伝票の保管ルールの下で管理されます。必要な書類は、経理ソフトの検索機能を使えば簡単に伝票番号を見つけることができます。伝票番号ごとに書類はファイルされていますので、必要な書類を見つけることは簡単です。

経理支援　会計記帳　サービス

経理＝税理士の仕事と思いの方も多いでしょうが、会計記帳は行政書士の仕事でもあります。

井藤行政書士事務所では、実務経験に基づく、経理に関する社内制度の確立、ルール化に関する支援を行っています。

また、会計記帳（記帳代行）は、行政書士が対応することも可能ですが、当事務所としては、原則、お客様自身で日常の経理を行う体制を作るための事前準備としての数ヶ月のみ、会計記帳も対応させて頂きます。（※会計記帳は行政書士の職務として対応可能ですが、税務申告業務は税理士の職務であり、行政書士は対応できないことをご了解下さい。（税理士の紹介及び税理士との連携は可能です）

「できる限り自分でやりたいのだが、少しアドバイスが欲しい。」「ここだけ押さえておきたい。」と言ったニーズにお応えするため、リーズナブルな料金での、「アドバイス＆アシスタンスサービス」※も行っていますので、ご利用ください。

また、最初のメール相談は無料で対応させて頂きますので、お気軽にメールでご相談ください。

※　アドバイス＆アシスタントサービス・・・・基本はお客様自身で行いますが、疑問点に対するアドバイスやサポートを当事務所にて行うサービスです